Opnå forretningsmæssige fordele ved at outsource jeres IT

Athena IT-Group’s CEO og grundlægger Peter Kroul har, som led i sine MBA studier igennem de sidste 2 år, foretaget en omfattende analyse af internationale og danske trends indenfor IT-Outsourcing. Analysen omfattede over 12.000 siders litteratur herunder akademiske artikler samt en direkte undersøgelse og interviews blandt 141 danske virksomheder.

Virksomheder søger, også som følge af krisen, i høj grad at optimere de fleste af deres interne funktioner. IT er en af de funktioner, der oftest søges optimeret ved outsourcing og den vigtigste drivkraft for IT-outsourcing er besparelser og forbedrede funktioner for at kunne fokusere mere på kerneforretningen.

Analysen undersøger hvorvidt forventningerne indfries og konkluderer, at danske mindre og mellemstore virksomheder med fordel kan outsource deres IT-aktiviteter.

Analyse og konklusioner

Små og mellemstore virksomheder (SMV’er) vælger hovedsagelig IT-outsourcing for at reducere omkostninger og forbedre kvaliteten af tjenester og funktioner, hvilket især skyldes manglende ressourcer i mindre virksomheder. Typisk forbedres deres servicekvalitet, når de outsourcer deres IT-aktiviteter og der frigøres tid til ledelse af virksomheden. Ligeledes kører IT-driften generelt mere stabilt efter den er outsourcet, hvilket gør virksomhederne i stand til at fokusere mere på kerneaktiviteter.

Analysen konkluderer meget klart, at SMV’er kan opnå forretningsmæssige og/eller konkurrencemæssige fordele ved outsourcing af specifikke IT-aktiviteter til en eller flere leverandører og outsourcing af IT-aktiviteter sker generelt med stor succes.

Outsourcing af Web-, Mail- og Application Hosting er generelt en success i danske SMV'er, da outsourcing af disse operationer giver SMV’er bedre IT-drift og forbedrede ydelser og virksomheder er mere fokuserede på kerneaktiviteter.

De fleste SMV’er har typisk ikke særligt komplekse IT-løsninger og derfor er der også brug for simple IT-outsourcing løsninger. Virksomhederne har sjældent de interne ressourcer til administration af IT-løsninger, da de ofte ikke har dedikeret internt IT-personale til at håndtere dette, og derfor giver outsourcing af IT-driften og supporten ofte et kvalitetsmæssigt løft til sådanne virksomheder.

Nedenstående graf viser forholdet mellem de fordele, virksomhederne har efterstræbt i forbindelse med IT-Outsourcing og det udbytte de har rent faktisk har fået ud af at outsource deres IT-aktiviteter.

Grafen viser tydeligt at virksomhederne får indfriet deres forventninger til øget servicekvalitet, ligesom der frigøres mere tid til andre ledelsesmæssige opgaver end først forventet.

Anbefalinger

Gennemgang af relevant materiale kombineret med interviews og forskning har ført til følgende anbefalinger (blandet med IDC henstillinger, 2002) for SMV’er der overvejer IT-outsourcing:

• Identificer klart dine forventninger til resultatet af IT-outsourcingen:

o    Omkostnings reduktioner

o    Forbedrede tjenester og ydelser

o    Bedre service

o    Frigørelse af ledelsesressourcer osv.

• Gør status over din aktuelle tilstand – hvor er du i dag og hvor vil du være
• Beregn dine omkostninger ved hjælp af en Total Cost of Ownership analyse for at sammenligne din eksisterende løsning vs. den outsourcede løsning og husk at medtage personaleomkostninger og nedetid – tabt fortjeneste. Brug dine egne beregninger, men sammenlign dem med standarder, som din leverandør kan fremskaffe.
• Undersøg dine leverandørers kompetencer, herunder:

o    Finansiel styrke (reviderede finansielle rapporter for de sidste 3 år)

o    Reference kunder / track-record

o    Passer de til din størrelse?

o    Certifikater, oppetid og kvalitetsstyring

o    Fleksibilitet – er løsningen skalerbar op/ned?

• Forsøg at minimere mængden af nødvendige leverandører. 
• Fokusér på Service Level aftalen (SLA) som definerer hvilke tjenester du kan forvente. Forklar og nedskriv alle dine forventninger og krav - herunder tilgængelighed, support arbejdstider, service vinduer, sikkerhed, backup procedurer, support administration etc. (men overdriv ikke). Analyser din leverandør – forstår de dine behov eller de siger de simpelthen, hvad du gerne vil høre?
• Sørg for, at kontrakten er fleksibel.
• Kontroller, om muligt, at priserne, kan justeres i begge retninger!
• Lad leverandøren foretage en klar og detaljeret plan for overgangen med ansvarsområder.
• Sørg for topledelsen er involveret i beslutningstagningen og forstår og accepterer konceptet om outsourcing af IT-aktiviteterne. Dette vil føre til større accept i organisationen. 
• Forvent et lavere serviceniveau i overgangsfasen. Kommuniker alle fejl og forventet nedetid til alle medarbejdere, før de opstår.
• Forvent ikke at spare penge det første år.
• Bevar et tæt forhold til din leverandør. Efterspørg og arranger årlige eller kvartalsvise møder til at evaluere løsningen.

Analysen kan læses i sin fulde længe på Athenas hjemmeside under Investor Relations, Markedsundersøgelser og kan anbefales, hvis man som dansk SMV’er er i tvivl om outsourcing af sine IT-aktiviteter er det rigtige valg for virksomheden.